Jak napisać maila po angielsku? Zwroty, wzory, przykłady

Jak napisać maila po angielsku? Jest to niezwykle ważna umiejętność, przydatna w szkole, na egzaminach, na studiach, a także w dorosłym życiu. W tym artykule przedstawimy Ci zasady pisania e-maili po angielsku, razem z praktycznymi poradami i przydatnymi zwrotami. Chcesz dowiedzieć się więcej? Czytaj dalej!

Podstawowe zasady pisania maili po angielsku

Zacznijmy od podstawowych zasad pisania maili po angielsku:

Struktura maila

Struktura maila po angielsku składa się z następujących elementów:

• Przywitanie (np. Hi, XYZ, Dear Mr XYZ, Dear Professor XYZ) – po powitaniu stawiamy przecinek lub dwukropek (w zależności czy piszesz w języku angielskim brytyjskim, czy amerykańskim; dwukropek możesz wybrać w najbardziej formalnych e-mailach do amerykańskiego odbiorcy)
• Wstęp – przedstawiasz siebie, jeżeli jest to konieczne i podajesz cel pisania maila.
• Rozwinięcie – tutaj wchodzisz w szczegóły na temat sprawy, o której chcesz napisać.
• Zakończenie – na koniec maila podsumuj najważniejsze punkty lub poinformuj o oczekiwanych krokach (np. szybkiej odpowiedzi od kolegi) – wystarczą 2-3 zdania.
• Pożegnanie – zwrot grzecznościowy stawiany na końcu maila (po pożegnaniu użyj przecinka).
• Podpis – podpis może być prosty lub nieco bardziej rozwinięty i wygląda w następujący sposób:
  • Twoje imię (i nazwisko – tutaj zależy, do kogo piszesz),
  • Twoja pozycja (np. stanowisko w pracy, informacja, do której konkretnie klasy chodzisz lub dotycząca kierunku, roku i grupy na studiach),
  • dane kontaktowe (opcjonalnie: e-mail, telefon, fax, itp.).

Zasady grzecznościowe i formalności w zależności od kontekstu (biznesowy, nieformalny)

W zależności od tego, kto jest adresatem maila, możesz stosować trzy style:

• formalny (formal),
• półformalny, neutralny (semi-formal; to styl obecny we współczesnej komunikacji, np. biznesowej, ale niewymagany na poziomie egzaminu ósmoklasisty i matury),
• nieformalny (informal).

Kiedy używać stylu formalnego, kiedy półformalnego, a kiedy nieformalnego?

To właśnie od stylu zależy, jakie angielskie zwroty grzecznościowe zastosować w powitaniu i pożegnaniu oraz w jaki sposób pisać całego maila. Co musisz wiedzieć o powyższych stylach?

• Styl półformalny łączy elementy stylów formalnego i nieformalnego, czerpiąc zarówno z jednego, jak i drugiego w podobnych ilościach. Jest neutralny, a to znaczy, że nie można w nim używać slangu i innych bardzo nieformalnych konstrukcji, ale też nie przesadzać w drugą stronę.
• Nawet jeżeli piszesz formalnego maila po angielsku, nie pisz zaimków osobowych (np. You) wielką literą – szacunek do adresata po angielsku okazywany jest za pomocą zwrotów z języka formalnego czy też stosowania odpowiednich struktur gramatycznych, a nie tak jak w polskim, poprzez pisanie zaimka wielką literą.
• W stylu formalnym nie skracamy zwrotów typu I am.
• W wiadomościach nieformalnych i półformalnych używamy skrótów, np. I’m, you’re, we’ll.
• W listach (także tych elektronicznych) w stylu formalnym korzystamy z bardziej wyszukanego słownictwa (np. receive zamiast get) i raczej unikamy idiomów.
• Z phrasal verbs sprawa jest nieco bardziej skomplikowana, bo o ile wiele z nich jest nieformalnych (np. hang out with somebody – spędzać z kimś czas), to są i takie, które lepiej pasują do formalnego stylu niż zwykłe czasowniki (np. lepiej zabrzmi carry out zamiast did, kiedy piszemy o przeprowadzaniu badań).
• Różnice są także widoczne w strukturach gramatycznych. Stronę bierną rezerwujemy dla formalnych listów i maili (czyli zamiast the complaints we’ve received w formalnych wiadomościach piszemy the complaints that have been received).

Jak zacząć maila po angielsku?

Przejdźmy do tego, jak napisać wstęp do e-maila po angielsku. Jakie zwroty przydadzą Ci się w tym wypadku?

W przypadku, gdy znasz adresata, wykorzystaj wspomniane wcześniej zwroty grzecznościowe. W mailach formalnych są to:

• Dear Sir,

• Dear Madam,

• Dear Mr. XYZ,

• Dear Ms. XYZ – Ms. to skrót odwołujący się do kobiety, ale tak, by nie precyzować, jaki ma stan cywilny, co ma miejsce w przypadku Mrs. i Miss,
• Dear Mrs. XYZ.

A w nieformalnych:

• Hi, XYZ,

• Dear XYZ.

Jak zacząć maila po angielsku nie znając adresata?

Co jeśli nie znasz adresata? Ta sytuacja zdarza się zazwyczaj w mailach formalnych, np. gdy piszesz na oficjalny adres e-mail firmy, do której wysyłasz CV. Jak napisać wstęp do maila po angielsku w takiej sytuacji? Polecamy zastosować zwrot:

• Dear Sir/Madam,

• Dear Sir or Madam.

Jak napisać wstęp do maila po angielsku? Przykłady i zwroty

Znasz już najpotrzebniejsze zwroty grzecznościowe na powitanie, przejdźmy więc do samego wstępu. Jak rozpocząć e-mail?

• I am writing to inform you… – Piszę, aby poinformować Pana/Panią…
• I hope this email finds you well. – Mam nadzieję, że czuję się Pan/Pani (w momencie otrzymania maila) dobrze – jest to forma zwrotu grzecznościowego.
• I hope you are doing well. – Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku.
• Thank you for your quick response. – Dziękuję za szybką odpowiedź (w przypadku, gdy odpowiadasz na maila).
• I am writing to you regarding… – Piszę do Pana/Pani w sprawie…

Pisanie maila po angielsku – co w środku?

Koniecznie podziel tekst rozwinięcia na akapity. Ułatwi to czytanie maila odbiorcy. Pamiętaj, że każdy akapit powinien skupiać się wokół jednego tematu i zaczynać się (lub kończyć na) zdaniu, które w skrócie podsumowuje/wskazuje, o czym jest dany akapit (tzw. topic sentence).

Dodatkowo pamiętaj, aby Twój e-mail zawierał łączniki – jest to ważne zarówno pod kątem czytelności treści, jak i oceny, jaką możesz uzyskać za e-mail na egzaminie czy sprawdzianie. Listę przydatnych zwrotów znajdziesz w naszym artykule o słówkach, które podniosą rangę każdego wypracowania.

Jak zakończyć maila po angielsku?

Jak napisać zakończenie e-maila po angielsku? Skupmy się na dwóch najczęstszych sytuacjach: mailu formalnym i mailu nieformalnym.

Jak zakończyć maila formalnego?

Zakończenie formalnego maila powinno być uprzejme i profesjonalne. Oto przykłady kilku przydatnych zwrotów:

• I look forward to your response. – Czekam na Pańską/Pani/Państwa odpowiedź.
• Should you have any questions, please do not hesitate to contact me. – W razie pytań, proszę nie wahać się ze mną skontaktować.
• Thank you for your cooperation. – Dziękuję za współpracę.
• Thank you for your attention to this matter. – Dziękuję za uwagę poświęconą tej sprawie.
• Nie możesz też zapomnieć o odpowiednich zwrotach grzecznościowych na zakończenie maila, na przykład:
• Sincerely/Yours sincerely, – Z poważaniem, (w przypadku, gdy znasz imię adresata)
• Faithfully/Yours faithfully, – Z poważaniem, (w przypadku gdy nie znasz imienia adresata i posługujesz się angielskim brytyjskim)
• Yours truly – Z poważaniem, (w przypadku gdy nie znasz imienia adresata i posługujesz się angielskim amerykańskim)

Jak zakończyć maila nieformalnego?

Jak zakończyć nieformalnego maila do kolegi lub koleżanki? Oto garść przydatnych zwrotów:

• Looking forward to hearing from you. – Czekam na Twoją odpowiedź.
• Let me know what you think. – Daj znać, co o tym myślisz.
• Hope to see you soon. – Mam nadzieję, że wkrótce się zobaczymy.
• W mailach nieformalnych również występują zwroty grzecznościowe na pożegnanie – oto najważniejsze z nich:
• Best, – Pozdrawiam,
• Yours, – Twój/Twoja,
• Best regards – Pozdrawiam serdecznie,
• All the best, – Pozdrawiam,

Umiejętność pisania maili po angielsku przydaje się na egzaminach, maturze, a także w dorosłym życiu.

Jak napisać maila po angielsku? Wzór (styl formalny)

Jak napisać maila po angielsku? Wzór (styl nieformalny)

Jak napisać e-mail po angielsku na egzaminie?

Co w przypadku oficjalnych egzaminów, jak napisać e-mail po angielsku na egzaminie ósmoklasisty czy też na maturze? Oto najważniejsze informacje:

Jak napisać maila po angielsku – egzamin ósmoklasisty

• Odnieś się do wszystkich punktów z treści zadania. Każdy podpunkt powinien zostać opisany w osobnym akapicie.
• Trzymaj się limitu słów – przekroczenie go z jednej lub drugiej strony skutkuje utratą punktów.
• Dopasuj styl do odbiorcy – jeśli piszesz do kolegi/koleżanki, używaj stylu nieformalnego; jeżeli mail jest oficjalny, pisz stylem formalnym.
• Używaj krótkich zdań – limit słów na egzaminie ósmoklasisty jest niewielki, dlatego musisz pisać zwięźle i bez wchodzenia w szczegóły.
• Pamiętaj o powitaniu i pożegnaniu, te zwroty również są punktowane!

Sprawdź też:

• Egzamin ósmoklasisty z języka angielskiego 2024 w pigułce
• Zajęcia przygotowujące do egzaminu ósmoklasisty z języka angielskiego
• Egzamin ósmoklasisty. Jak pomóc dziecku oswoić stres i zdać?
• Twoje dziecko będzie zdawać egzamin ósmoklasisty z angielskiego? Pomóż mu się przygotować

Jak napisać maila po angielsku – matura

• • Pamiętaj o limicie słów – podobnie, jak w przypadku egzaminu ósmoklasisty, jest on dosyć niski, a przekroczenie go skutkuje utratą punktów.
  • Dodaj jedno zdanie do wstępu – wstęp maila na maturze jest już podany w treści zadania, jednak warto dodać do niego jedno ze zdań z zaproponowanych przez nas wyżej zwrotów rozpoczynających maila.
  • Porusz wszystkie kwestia z polecenia – na maturze jest ich więcej, niż na egzaminie ósmoklasisty (4 vs. 3).

• Dopasuj styl do odbiorcy i zadbaj o poprawne użycie czasów i struktur gramatycznych.

Sprawdź też:

• Jak przygotować się i zdać maturę ustną z angielskiego?
• Przygotowania do matury z angielskiego. Jak zaplanować naukę?
• Jak wesprzeć dziecko w przygotowaniach do matury?
• Strategie uczenia się – jak zaplanować naukę przed egzaminami? (Egzamin ósmoklasisty, Cambridge, matura)

Pisanie maili po angielsku – praktyczne porady

Na koniec przygotowaliśmy dla Ciebie garść praktycznych porad dotyczących pisania maili. Na co musisz uważać i zwrócić dodatkową uwagę?

Jak unikać typowych błędów

Przede wszystkim przed egzaminem (lub pisaniem maila prywatnie czy w związku z pracą) powtórz wszystkie czasy i naucz się odpowiednich zwrotów grzecznościowych. Unikniesz w ten sposób najczęstszych błędów językowych popełnianych przez Polaków w trakcie pisania maili.

Jak dopasować ton maila do odbiorcy

Najlepszym sposobem będzie… zorientowanie się, jakim tonem pisze odbiorca. Na początku, jeżeli nie masz wystarczającej ilości informacji, a sytuacja jest formalna, możesz spróbować zastosować styl formalny. Jednak tak jak wspominaliśmy wcześniej, nawet w rozmowach biznesowych styl formalny często odchodzi do lamusa, a stosowany jest styl półformalny, do tego stopnia, że pisząc w pełni formalnie, możesz zabrzmieć nienaturalnie i nieco staroświecko.

Inną kwestią będzie pisanie do przełożonych (ale to też zależy od kultury firmy) czy do oficjalnych instytucji w celach prywatnych, np. do biblioteki w kwestii przedłużenia terminu wypożyczenia książki. Wtedy chcesz stosować styl formalny, chociażby ze względu na to, że jest on bardziej „grzecznościowy”.

Jak sprawdzać poprawność językową i gramatyczną maila po angielsku (i dlaczego to takie ważne)

Poprawność językowa, szczególnie w przypadku maili formalnych, stanowi o Twoim profesjonalizmie. Dlatego niezwykle ważne jest, aby dokładnie przeczytać e-mail po jego napisaniu i upewnić się, że nie ma w nim błędów językowych.

Jeśli masz taką możliwość, przepuść dodatkowo Twój e-mail przez narzędzie do sprawdzania pisowni – pomoże Ci to uniknąć literówek. Możesz też zastosować aplikacje i wtyczki, takie jak Grammarly – pomogą one znaleźć dodatkowe błędy (jednak nie ufaj im w stu procentach – nie są nieomylne!).

Wiesz już jak napisać e-mail po angielsku, więc pozostaje nam życzyć Ci… good luck! Z pomocą naszych wskazówek na pewno dasz radę!

Sprawdź też:

• Jak pomóc dziecku z gramatyką angielską?
• Przydatne aplikacje do nauki języków i słówek
• Nauka języka angielskiego z AI – wykorzystaj ją do pracy z dzieckiem!
• Microlearning w nauce angielskiego dziecka